Sztuczna inteligencja to już nie przyszłość – to teraźniejszość, która zmienia sposób funkcjonowania organizacji na całym świecie. Podczas gdy wielu menedżerów zastanawia się nad pierwszym krokiem, ich konkurenci już teraz osiągają wymierne korzyści. Przykład? Międzynarodowa firma logistyczna zaoszczędziła 120 000 złotych rocznie, automatyzując zaledwie jeden proces – weryfikację dokumentów przewozowych. To pokazuje skalę możliwości, które czekają na wykorzystanie.

Przełamywanie mitów: Nie musisz być programistą

Najpowszechniejszy mit dotyczący AI głosi, że wymaga ona zaawansowanych umiejętności programistycznych. To nieprawda. Podobnie jak prowadzenie samochodu nie wymaga znajomości budowy silnika, tak korzystanie z AI nie wymaga umiejętności kodowania.

Statystyki mówią same za siebie: spośród 200 milionów użytkowników ChatGPT, zaledwie 5% to programiści. Pozostali to menedżerowie, księgowi, marketerzy, sprzedawcy – profesjonaliści, którzy zrozumieli fundamentalną zasadę: AI to narzędzie wspierające realizację celów biznesowych, nie cel sam w sobie.

Interim Management i AI – synergia kompetencji

Właśnie dlatego Stowarzyszenie Interim Managers (SIM) realizuje projekt edukacyjny dotyczący AI. Interim Managerowie, jako eksperci wdrażający zmiany w organizacjach, doskonale rozumieją potrzebę praktycznego podejścia do nowych technologii. Projekt SIM koncentruje się na pokazaniu, jak Interim Management może wykorzystać AI do szybszego i bardziej efektywnego wdrażania zmian w organizacjach klientów.

Kluczowe pytanie: „Jaki problem chcę rozwiązać?”

Rzeczywiste wdrożenie AI zaczyna się od identyfikacji konkretnego problemu biznesowego. Przykładem może być Interim CFO współpracujący z firmą produkcyjną, który stanął przed wyzwaniem przewidywania problemów z płynnością finansową. Zamiast zastanawiać się nad techniczną stroną AI, skoncentrował się na celu biznesowym. Rezultat? Wdrożył model predykcyjny, który z 6-miesięcznym wyprzedzeniem sygnalizuje potencjalne problemy z cash flow. Firma uniknęła kryzysu płynności wartego 2,5 miliona złotych.

Podobnie firma outsourcingowa nie myślała o „wdrożeniu sztucznej inteligencji” jako celu. Skoncentrowała się na uwolnieniu pracowników od rutynowych zadań. Efekt? 826 tysięcy złotych oszczędności rocznie przy zachowaniu wszystkich miejsc pracy i przesunięciu zespołu do bardziej wartościowych zadań.

Konkretny plan wdrożenia – krok po kroku

Tydzień 1: Bezpieczna eksploracja możliwości

Rozpocznij od podstawowych eksperymentów z dostępnymi narzędziami AI (ChatGPT, Claude, Copilot). Kluczowa zasada: zawsze anonimizuj dane biznesowe przed wprowadzeniem do systemu AI.

Przykład prawidłowego podejścia:

• Zamiast: „Napisz email do Jana Kowalskiego z ABC Sp. z o.o., który zalega 50 000 zł od 3 miesięcy”
• Użyj: „Przygotuj profesjonalny email do klienta z przypomnieniem o zaległej płatności”

Inwestycja: 15 minut dziennie. Efekt: praktyczna wiedza przewyższająca teoretyczne szkolenia.

Tydzień 2-3: Identyfikacja procesów do optymalizacji

Przeprowadź audyt swoich zadań. Zidentyfikuj 5 procesów, które:

• Wykonujesz regularnie (minimum raz w tygodniu)
• Zajmują co najmniej godzinę
• Są powtarzalne i schematyczne
• Mogłyby być wykonane przez asystenta

Interim Managerowie często znajdują takie procesy w obszarach:

• Raportowania zarządczego
• Analizy danych finansowych
• Przygotowywania dokumentacji
• Monitorowania KPI
• Komunikacji z interesariuszami

Tydzień 4: Pierwszy wymierny sukces

Wybierz jeden proces i zastosuj metodykę Quick Win:

1. Zmierz – udokumentuj aktualny czas wykonania
2. Zoptymalizuj – zastosuj wybrane narzędzie AI
3. Porównaj – oblicz oszczędność czasu
4. Zaprezentuj – pokaż ROI zarządowi

Przypadek z praktyki: Dyrektor operacyjny poświęcał 3 godziny tygodniowo na przygotowanie raportu dla zarządu. Po wdrożeniu AI, proces skrócił się do 30 minut weryfikacji i dopracowania automatycznie generowanego draftu. Roczna oszczędność: 130 godzin, co przy stawce menedżerskiej oznacza ponad 65 000 złotych.

Najlepsze obszary do rozpoczęcia automatyzacji

Doświadczenie pokazuje, że największy ROI przynosi automatyzacja:

• Konsolidacji danych z wielu źródeł (oszczędność: 10-15 godzin tygodniowo)
• Generowania raportów okresowych (oszczędność: 40-60% czasu)
• Analizy dokumentów i umów (redukcja błędów o 90%)
• Przygotowania ofert handlowych (przyspieszenie 5x)
• Podsumowań spotkań i protokołów (oszczędność: 2 godziny na spotkanie)

Studium przypadku: Transformacja krok po kroku

Profil: Dyrektor finansowy w firmie dystrybucyjnej, 800 pracowników

Miesiąc 1: Rozpoczął od automatyzacji reconcyliacji bankowej. Oszczędność: 20 godzin miesięcznie. Wartość: 10 000 zł/miesiąc.

Miesiąc 2: Wdrożył AI do analizy należności i prognozowania opóźnień w płatnościach. Poprawa cash flow o 15%. Wartość: redukcja kosztów finansowania o 25 000 zł/miesiąc.

Miesiąc 3: Zautomatyzował generowanie raportów zarządczych i analizy odchyleń. Czas przygotowania pakietu zarządczego: z 3 dni do 4 godzin. Wartość: możliwość szybszej reakcji na zmiany rynkowe.

Rezultat po roku: Dział finansowy zwiększył efektywność o 40%, firma zaoszczędziła ponad 400 000 złotych, a zespół może skupić się na analizach strategicznych zamiast rutynowych zadań.

Kluczowe zasady sukcesu według Interim Managerów

1. Rozpocznij od małych kroków – jeden proces, jedno narzędzie, mierzalny efekt
2. Mierz rezultaty – dokumentuj oszczędności czasu i pieniędzy
3. Edukuj zespół – sukces wymaga zaangażowania całej organizacji
4. Zachowaj bezpieczeństwo – zawsze anonimizuj dane wrażliwe
5. Iteruj i skaluj – każdy sukces to fundament kolejnego kroku

Perspektywa na przyszłość

Według raportu World Economic Forum 2025, w ciągu najbliższych 5 lat rynek pracy podzieli się na:

• Profesjonalistów wykorzystujących AI do zwiększania swojej produktywności
• Pracowników wykonujących zadania, które mogłyby być zautomatyzowane

Organizacje wdrażające AI w codziennych procesach już teraz notują średnio 30% wzrost produktywności. To czas, który można przeznaczyć na innowacje, rozwój strategii i budowanie przewagi konkurencyjnej.

Działania, które możesz podjąć już dziś

1. Zarejestruj się w wybranym narzędziu AI i przeprowadź pierwszy eksperyment
2. Zidentyfikuj swoje najbardziej czasochłonne, powtarzalne zadanie
3. Zarezerwuj 15 minut dziennie w kalendarzu na eksperymenty z AI
4. Skontaktuj się z Interim Managerem specjalizującym się w transformacji cyfrowej

Podsumowanie

Wdrożenie AI nie wymaga rewolucji organizacyjnej ani wielomilionowych budżetów. Wymaga pragmatycznego podejścia, które od dziesięcioleci stosują Interim Managerowie – identyfikacji problemu, znalezienia rozwiązania i systematycznego wdrożenia z mierzeniem efektów.

Różnica między organizacjami, które już korzystają z AI, a tymi, które się wahają, sprowadza się do jednego: pierwsi zaczęli od małego, konkretnego kroku. Drugi wciąż czekają na „idealny moment”.

Twoja organizacja może rozpocząć tę podróż już dziś. Pierwszy krok? Zidentyfikowanie jednego procesu, który zabiera Twojemu zespołowi zbyt wiele czasu. AI już czeka, aby pomóc.

Masz pytania do artykułu, chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się ze mną.

Patrycja Ptaszek